Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Enhed Sekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret enhedssekretær til at understøtte den daglige drift i vores organisation. Som enhedssekretær vil du spille en central rolle i at sikre, at enhedens administrative processer fungerer gnidningsfrit og effektivt. Du vil være bindeled mellem ledelsen, medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere og sikre, at informationer flyder korrekt og rettidigt.
Dine opgaver vil spænde bredt og inkludere kalenderstyring, mødeplanlægning, referatskrivning, dokumenthåndtering og generel administrativ support. Du vil også være ansvarlig for at koordinere interne og eksterne møder, håndtere korrespondance og sikre, at deadlines overholdes. Derudover vil du bidrage til at udvikle og optimere administrative rutiner og processer i enheden.
Vi lægger vægt på, at du er serviceminded, har sans for detaljer og kan arbejde selvstændigt. Du skal kunne håndtere mange opgaver samtidigt og bevare overblikket i en travl hverdag. Erfaring med administrative systemer og god IT-forståelse er en fordel, ligesom det er vigtigt, at du har gode kommunikationsevner både mundtligt og skriftligt.
Som enhedssekretær bliver du en del af et dynamisk team, hvor samarbejde og faglig sparring er i højsædet. Vi tilbyder et spændende og alsidigt job med mulighed for faglig udvikling og indflydelse på egne arbejdsopgaver. Du vil få en vigtig rolle i at understøtte ledelsen og bidrage til, at enheden fungerer effektivt og professionelt.
Hvis du trives i en rolle med mange kontaktflader og har lyst til at være en del af en organisation, hvor din indsats gør en forskel, så er det måske dig, vi leder efter.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere og planlægge møder og arrangementer
- Udarbejde og distribuere referater og dagsordener
- Håndtere intern og ekstern korrespondance
- Vedligeholde og opdatere administrative systemer og databaser
- Sikre overholdelse af deadlines og opfølgningsopgaver
- Yde administrativ støtte til ledelsen og teamet
- Organisere rejser og logistik for medarbejdere
- Assistere med budgetopfølgning og fakturahåndtering
- Udvikle og optimere administrative rutiner
- Være kontaktperson for interne og eksterne henvendelser
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbejde, gerne fra en lignende stilling
- Gode IT-kompetencer, herunder Microsoft Office-pakken
- Stærke kommunikationsevner på dansk, både mundtligt og skriftligt
- Evne til at arbejde selvstændigt og tage initiativ
- Struktureret og detaljeorienteret tilgang til opgaver
- Gode samarbejdsevner og en positiv indstilling
- Fleksibilitet og evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Kendskab til administrative systemer og journalisering
- Diskretion og fortrolighed i håndtering af information
- Relevant kontoruddannelse eller tilsvarende erfaring
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrativt arbejde?
- Hvordan håndterer du mange opgaver på én gang?
- Hvilke IT-systemer har du tidligere arbejdet med?
- Hvordan sikrer du, at deadlines overholdes?
- Hvordan arbejder du sammen med ledelsen og kolleger?
- Har du erfaring med mødeplanlægning og referatskrivning?
- Hvordan håndterer du fortrolig information?
- Hvad motiverer dig i en administrativ rolle?
- Hvordan prioriterer du dine opgaver i en travl hverdag?
- Har du erfaring med budgetopfølgning eller fakturahåndtering?
